Information om personuppgifter
Information om behandling av personuppgifter
Uppdaterad: 21 april 2021.
I denna information beskriver vi hur vi samlar in, använder och delar dina personuppgifter. Informationen omfattar hantering av dina personuppgifter vid användning av vår webbplats och våra digitala kanaler, när vi tillhandahåller våra tjänster till ditt företag eller din organisation och när du kommunicerar med oss.
Med personuppgifter menas information som direkt eller indirekt kan identifiera dig, t.ex. ditt namn eller din IP-adress.
Det är viktigt för oss att du känner dig trygg med hur vi hanterar dina personuppgifter. Vi vidtar åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är skyddade och att hanteringen sker i enlighet med gällande regler och lagar och våra interna riktlinjer och rutiner.
1. VEM OMFATTAS AV DENNA INFORMATION?
Denna information omfattar dig som är:
- Användare av vår webbplats och digitala kanaler, t.ex. våra sidor på sociala medier.
- Kontaktperson hos en kund, leverantör eller samarbetspartner till oss.
- Anhörig till en medarbetare hos oss.
- Extern person och har kontakt eller på annat sätt kommunicerar med oss och inte omfattas av kategorierna ovan.
2. VEM ANSVARAR FÖR HANTERINGEN AV DINA PERSONUPPGIFTER?
Mäklarsamfundet System i Sverige AB, 556586-7941, ("vi", "oss", "vår") ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter som beskrivs i denna information.
Informationen omfattar inte den hantering av personuppgifter som vi genomför för våra kunders räkning som ett så kallat personuppgiftsbiträde inom ramen för tillhandahållandet av mäklarsystemet Mspecs. För mer information om hur vi hanterar personuppgifter som personuppgiftsbiträde, se vår dataskyddsinformation.
3. VILKA PERSONUPPGIFTER SAMLAR VI IN?
Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver. Vilka personuppgifter som vi samlar in beror på hur du interagerar med oss.
Vi samlar in och behandlar följande kategorier av personuppgifter:
- Identitetsuppgifter. Uppgifter som gör det möjligt att identifiera dig, t.ex. ditt namn.
- Kontaktuppgifter. Uppgifter som gör det möjligt att kontakta dig, t.ex. adress, e-postadress och telefonnummer.
- Profiluppgifter. Uppgifter som rör din profil, t.ex. din titel, namn på och adress till företaget eller organisationen som du tillhör och, för anhöriga, uppgift om relationen till vår medarbetare.
- Användargenererade uppgifter. Uppgifter om din aktivitet och användning av webbplatsen och våra digitala kanaler, t.ex. klick och besök på webbplatsen och i övrigt ditt beteende på webbplatsen och i våra digitala kanaler.
- Beställningsuppgifter. Uppgifter om beställd vara eller tjänst, t.ex. varan eller tjänsten, pris och leverans- eller uppdragstid.
- Faktureringsuppgifter. Faktureringsuppgifter, t.ex. betalningsvillkor, kostnadsställe, eller referensnummer.
- Kommunikation. Innehåll i kommunikation med oss, t.ex. innehåll i e-postmeddelanden eller svar som du lämnar när du deltar i en enkätundersökning.
- Bild- och ljudmaterial. Uppgifter såsom din bild och din röst som har fotograferats eller spelats in, t.ex. fotografi, film eller ljudinspelning.
- Tekniska uppgifter. Tekniska uppgifter om den enhet som du använder vid besök på vår webbplats eller digitala kanaler, t.ex. typ av enhet, version av webbläsare och operativsystem.
4. VARIFRÅN SAMLAR VI IN PERSONUPPGIFTER?
Vi samlar bara in de personuppgifter som vi behöver. Vilka personuppgifter som vi samlar in beror på hur du interagerar med oss.
Vi samlar in personuppgifter från:
- Dig själv. När du använder vår webbplats och andra digitala kanaler, kontaktar oss eller kommunicerar med oss samlar vi in personuppgifter om dig.
- Koncernbolag. Bolagen inom koncernen samarbetar med varandra och delar därför uppgifter sinsemellan t.ex. i samband med kommunikation.
- Sociala nätverksplattformar. Om du besöker våra kanaler på sociala medier samlar vi in de personuppgifter som du lämnar till oss via dessa kanaler, t.ex. för att besvara frågor som du har eller för att kommunicera om oss, vår verksamhet eller våra tjänster och erbjudanden.
- Samarbetspartners. Vi kan samla in dina personuppgifter med samarbetspartners, t.ex. i samband med att vi genomför ett event eller en annan aktivitet tillsammans med sådan samarbetspartner.
- Allmänt tillgängliga informationskällor. Vi kan samla in personuppgifter om dig från allmänt tillgängliga källor, såsom offentliga register, t.ex. för att hantera beställningar och hantera förhållandet med det företag eller organisation som du tillhör.
- Myndigheter. Om du är en kontaktperson hos en kund samlar vi, i förekommande fall, in uppgifter från myndigheter, t.ex. för att kontrollera med Fastighetsmäklarinspektionen (FMI) att du som mäklare är en registrerad fastighetsmäklare.
- Externa personer. Vi kan även samla in personuppgifter om dig från externa personer som lämnar dina personuppgifter till oss, t.ex. i samband med kommunikation eller ett event eller en annan aktivitet.
- Medarbetare. Vi kan samla in personuppgifter om dig från medarbetare som lämnar dina personuppgifter till oss, t.ex. i samband med kommunikation eller när medarbetaren frivilligt lämnar dina uppgifter till oss.
5. VÅR ANVÄNDNING AV PERSONUPPGIFTER
Nedan listar vi närmare information om varför vi använder dina personuppgifter i olika fall. Samtliga ändamål behöver inte gälla för dig utan vilka ändamål som gäller för dig beror på hur du interagerar med oss.
För att läsa mer om vilka kategorier av uppgifter, med stöd av vilken rättslig grund som vi använder personuppgifter för respektive syfte och hur länge dina personuppgifter sparas, se vår detaljerade information om vår användning av personuppgifter.
Hantera förhållandet till kunder, leverantörer och samarbetspartners
Om du är kontaktperson för en kund, leverantör eller samarbetspartner till oss använder vi dina personuppgifter för att hantera kund- eller leverantörsförhållandet eller samarbetet, t.ex. för att registrera dig som kontaktperson, administrera fakturor och för att kommunicera för samma syfte.
Hantera beställningar
För att hantera beställningar av varor eller tjänster från kunder och leverantörer använder vi i förekommande fall dina personuppgifter när du är kontaktperson för kunden eller leverantören för detta syfte, t.ex. för att hantera beställningsbekräftelser och kommunicera med dig angående beställningen.
Följa upp och utvärdera förhållandet till kunder, leverantörer och samarbetspartners
Vi använder dina personuppgifter som är kontaktperson för en kund, leverantör eller samarbetsparter till oss när det är nödvändigt för att följa upp och utvärdera kund- eller leverantörsförhållandet eller samarbetet.
Besvara frågor och tillhandahålla kundservice
Om du kontaktar oss, t.ex. via e-post eller telefon, använder vi dina personuppgifter som du delar med oss för att besvara din fråga och, om det företag eller organisation som du tillhör är en kund till oss, för att tillhandahålla kundservice.
Kommunicera om oss, vår verksamhet och våra tjänster
Vi använder dina personuppgifter för att kommunicera om oss, vår verksamhet och våra tjänster i olika kanaler. Du kan när som helst avregistrera dig från utskick genom att klicka på avanmälningslänken i utskicket eller genom att kontakta oss.
Kommunicera erbjudanden i olika kanaler
Vi använder dina personuppgifter för att kommunicera erbjudanden till dig i olika digitala kanaler, t.ex. via e-post eller på sociala medier. Du kan när som helst avregistrera dig från utskick genom att klicka på avanmälningslänken i utskicket eller genom att kontakta oss. För detta syfte kan viss profilering av dina uppgifter ske genom analys av din användning av vår webbplats och digitala kanaler. Detta för att vi bättre ska kunna anpassa våra erbjudanden.
Kommunikation mellan medarbetare och externa personer i tjänsten
I samband med kommunikation, t.ex. genom e-post, mellan medarbetare och externa personer hanterar vi i förekommande fall dina personuppgifter.
Tillhandahålla nyhetsbrev
Vi använder dina personuppgifter för att tillhandahålla vårt nyhetsbrev, t.ex. registrera din anmälan för nyhetsbrevet och för att skicka ut nyhetsbrevet. Du kan när som helst avregistrera dig från utskick genom att klicka på avanmälningslänken i utskicket eller genom att kontakta oss.
Följa upp och utvärdera verksamheten
Vi använder dina personuppgifter för att sammanställa rapporter på en övergripande nivå och statistik i syfte att följa upp och utvärdera verksamheten.
Utveckla och förbättra verksamheten
Vi använder dina personuppgifter när vi genomför övergripande analyser för att utveckla och förbättra vår verksamhet, våra affärsmetoder och -strategier. Ingen profilering sker inom ramen för denna behandling.
Dokumentera verksamheten
Vi använder dina uppgifter för att i förekommande fall dokumentera vår verksamhet, t.ex. för att hantera och spara avtal, beslutsunderlag, protokoll och presentationer.
Genomföra event och andra aktiviteter
Om du deltar i ett event eller en annan aktivitet som vi arrangerar använder vi dina personuppgifter för att genomföra eventet eller aktiviteten, t.ex. för att registrera ditt deltagande, för att kommunicera med dig angående aktiviteten och för att följa upp eventet eller aktiviteten.
Genomföra enkätundersökningar
Om du väljer att delta i en enkätundersökning som vi genomför samlar vi in de personuppgifter som du lämnar i samband med enkätundersökningen. Dina åsikter om vår verksamhet och tjänster är viktiga för oss. Du kan när som helst avregistrera dig från utskick genom att klicka på avanmälningslänken i utskicket eller genom att kontakta oss.
Följa upp och utvärdera användningen av webbplatsen och våra digitala kanaler
Det är viktigt för oss att förstå hur vår webbplats och digitala kanaler används. Detta för att vi kontinuerligt ska kunna förbättra vår webbplats och våra digitala kanaler. Vi använder därför dina personuppgifter för detta syfte t.ex. när vi samlar in och analyserar besöks- och användarstatistik om hur vår webbplats, digitala kanaler och tjänster används.
Möjliggöra funktionalitet på vår webbplats
För att möjliggöra funktionalitet på vår webbplats, t.ex. för att komma ihåg dina inställningar, använder vi när det är nödvändigt dina personuppgifter. Detta för att kunna ge en bättre användarupplevelse på webbplatsen.
Inspelning av telefonsamtal i utbildnings- och kvalitetssyfte
Om du kontaktar oss via telefon kan vi, i förekommande fall, spela in telefonsamtalet i utbildnings- och kvalitetssyfte. Du kommer i sådant fall att få information om detta i samband med att du ringer in och kan välja om du motsätter dig att ditt samtal spelas in för detta syfte.
Kommunicera vid olyckshändelse, sjukdom eller liknande händelse
Om du är anhörig till en medarbetare använder vi dina personuppgifter i förekommande fall för att kommunicera med dig vid olyckshändelse, sjukdom eller en liknande händelse rörande medarbetaren, inklusive för att registrera dina uppgifter i vårt anhörigregister.
Säkerställa teknisk funktionalitet och säkerhet
Vi använder dina personuppgifter för att säkerställa nödvändig teknisk funktionalitet och säkerhet på vår webbplats och i våra IT-system, t.ex. vid säkerhetsloggning, felhantering och säkerhetskopiering.
Hantera och bemöta rättsliga krav
Vi behandlar dina personuppgifter om det är nödvändigt för att hantera och bemöta ett rättsligt krav, t.ex. i samband med en tvist eller en rättsprocess. För detta syfte kan vi dela viss information med andra mottagare, se längre ned för mer information.
Uppfylla rättsliga skyldigheter
För att uppfylla rättsliga skyldigheter som vi har hanterar vi om det är nödvändigt dina personuppgifter, t.ex. för att uppfylla krav i bokförings- eller i dataskyddslagstiftning. För detta syfte kan vi dela viss information med andra mottagare, se längre ned för mer information.
6. VILKA MOTTAGARE DELAR VI PERSONUPPGIFTER MED?
Vi delar dina personuppgifter med olika mottagare:
- Tjänsteleverantörer. För att hantera personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller exempelvis IT-tjänster och kommunikationstjänster (som gör det möjligt för oss att skicka meddelanden till dig). När tjänsteleverantörerna behandlar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för hanteringen av dina personuppgifter. Tjänsteleverantörerna får inte använda dina personuppgifter för sina egna ändamål och de är skyldiga enligt lag och avtal med oss att skydda dina uppgifter.
- Koncernbolag. Bolagen inom koncernen samarbetar med varandra och delar därför uppgifter sinsemellan t.ex. i samband med kommunikation. I den utsträckning koncernbolag hanterar personuppgifter på vårt uppdrag och enligt våra instruktioner, t.ex. för att hantera förhållandet till kunder, leverantörer och samarbetspartners, är de personuppgiftsbiträden till oss och vi ansvarar för deras hantering av dina personuppgifter.
- Externa personer. När vi kommunicerar, t.ex. genom e-post, med externa personer delar vi de personuppgifter som du själv eller medarbetare delar till den externa personen.
- Övriga mottagare. I vissa fall, när det är nödvändigt, delar vi dina personuppgifter med andra mottagare för vissa syften:
- hantera en sammanslagning eller försäljning av verksamheten,
- hantera och bemöta rättsliga krav,
- uppfylla rättsliga skyldigheter,
- svara på en förfrågan, och
- skydda och garantera säkerheten för vår personal.
Exempel på mottagare är externa rådgivare, myndigheter, domstol, polisen och potentiella köpare eller säljare om vi skulle sälja verksamheten.
7. VILKA RÄTTIGHETER HAR DU?
Du har vissa rättigheter enligt gällande dataskyddslagstiftning i förhållande till de personuppgifter som vi har samlat in om dig. För mer detaljerad information om vilka rättigheter du har enligt dataskyddslagstiftningen, se Integritetsskyddsmyndighetens (IMYs) webbplats (www.imy.se).
Du har rätt att:
- Begära tillgång till och en kopia av de personuppgifter som vi sparar om dig.
- Begära rättelse av en personuppgift som du anser är felaktig eller ofullständig.
- Återkalla ditt samtycke när vi hanterar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke.
- Begära radering av dina personuppgifter under vissa omständigheter, men inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.
- Avregistrera dig från marknadsföring och utskick, vilket du exempelvis kan göra genom att klicka på en avregistreringslänk i utskicket eller genom att kontakta oss.
- Begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas under vissa omständigheter och du kan då, i vart fall under en viss tid, stoppa oss från använda dina personuppgifter annat än för att exempelvis hantera och bemöta rättsliga krav eller för att uppfylla rättsliga skyldigheter som vi har.
- Motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt eller annans berättigade intresse av skäl som rör din specifika situation.
- Flytta din data (dataportabilitet) under vissa omständigheter genom att begära att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet) som du kan överföra till en annan mottagare.
Om du vill utöva dina rättigheter, vänligen kontakta oss. Se avsnitt 11 nedan för kontaktuppgifter.
8. KAKOR OCH ANDRA TEKNIKER
Vi använder oss av kakor och andra tekniker på vår webbplats. För mer information om vår användning av kakor och andra tekniker, vänligen se vår information om användning av kakor.
9. VAR VI LAGRAR VI PERSONUPPGIFTER
Vi strävar alltid efter att spara personuppgifter inom EU. I vissa fall delas dina personuppgifter med mottagare utanför EU/EES-området, t.ex. tjänsteleverantörer som vi har anlitat.
För att säkerställa att personuppgifterna är skyddade ser vi till att det finns lämpliga skyddsåtgärder på plats med samtliga tjänsteleverantörer som hanterar dina personuppgifter utanför EU/EES-området i ljuset av mottagarlandets lagstiftning. Normalt ingår vi dataöverföringsavtal som innehåller s.k. standardavtalsklausuler för överföring av personuppgifter.
Om du vill ha närmare information om till vilka länder utanför EU/EES-området vi överför dina personuppgifter och vilka skyddsåtgärder som vi har vidtagit för att skydda dina personuppgifter vänligen kontakta oss, se avsnitt 11 nedan för kontaktuppgifter.
10. UPPDATERINGAR TILL DENNA INFORMATION
Vi uppdaterar regelbundet denna information. Detta för att se till att informationen återspeglar vår användning av personuppgifter, som kan förändras över tid. Som exempel kan vi uppdatera informationen för att täcka insamling av ytterligare uppgifter eller om vi avser att använda uppgifter för andra ändamål än de som anges i denna information.
Om vi uppdaterar informationen kommer vi att meddela dig om detta i förväg på lämpligt sätt, t.ex. genom att visa ett meddelande på webbplatsen eller genom e-post. Den senaste versionen av informationen finns alltid publicerad på denna sida och längst upp i informationen ser du datumet för när informationen uppdaterades senast.
11. HAR DU FRÅGOR?
Om du har frågor om denna information eller hanteringen av dina personuppgifter eller vill göra dina rättigheter gällande är du välkommen att kontakta oss, se nedan för kontaktuppgifter.
Om du inte är nöjd med det svar du har fått har du rätt att lämna klagomål till din tillsynsmyndighet. I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) tillsynsmyndighet (www.imy.se).
Mäklarsamfundet System i Sverige AB
Organisationsnummer: 556586-7941
Postadress: Box 1487, 171 28 Solna
Besöksadress: Råsundavägen 4 7tr, 169 67 Solna
Telefon: 010-221 61 00
E-post: support@mspecs.se
